Information Governance Specialist (m/w/d)

Latham & Watkins zählt weltweit zu den führenden Kanzleien. Unsere Firmenkultur ist das Herzstück der Zusammenarbeit bei Latham & Watkins. Unser tägliches Miteinander ist geprägt von Respekt, Empathie, Diversität und Transparenz. Wir sind fortschrittlich, kollegial und dynamisch. Wir wollen weiterhin erfolgreich sein, daher suchen wir die besten Talente.

Als Information Governance Specialist bist Du ein integraler Bestandteil des Information-Governance-Teams von Latham. Du bist verantwortlich für die Unterstützung aller grundlegenden Aktivitäten, die mit dem täglichen Betrieb des Information-Governance-Operations-Teams verbunden sind. Dazu gehört das Beantworten einfacher Anfragen nach Akten und Informationen von Anwälten und Mitarbeitern sowie das Recherchieren, Auffinden und Abrufen geeigneter Akten unter Nutzung aller verfügbaren Suchwerkzeuge, einschließlich manueller und elektronischer Ressourcen. Die Position ist in unserem Frankfurter Büro angesiedelt. Es besteht die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, sodass eine Mischung aus Homeoffice und Büropräsenz möglich ist.

Deine Aufgaben

• Vorbereitung neuer Akten sowohl physisch als auch im Records-Management-System, einschließlich der korrekten Dateneingabe und Identifizierung neuer Unterlagen, Auschecken von Akten an die entsprechenden Personen, Verfolgung des Standorts von Akten im Records-Management-System, Durchführung von Aktenstandortprüfungen auf Anweisung sowie Erkennung und Korrektur von Diskrepanzen zwischen Indexeinträgen und physischen Dokumenten
• Proaktive Überprüfung der Inhalte des Records-Management-Systems, Identifizierung und Korrektur von Fehlern, während die Kompetenz in den Funktionen des Records-Management-Systems und den Abteilungsverfahren demonstriert wird
• Durchführung einiger oder aller Archivierungs- und Offsite-Speicherverfahren, Bearbeitung eingehender und ausgehender Akten und Aufrechterhaltung der Datenkonsistenz zwischen den Datenbanken des Anbieters und der Kanzlei
• Unterstützung bei der Raumverwaltung, Organisation und Klassifizierung großer Dokumentensammlungen im zentralen Ablagebereich und in den Fallräumen, Vorbereitung und Pflege eines Inventars aktiver Fälle sowie Kommunikation mit Anwälten und Paralegals, wenn Fälle ruhend oder geschlossen sind, um die Vernichtung oder Entfernung von Material zur Lagerung zu beschleunigen
• Unterstützung bei einfachen Überprüfungen und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Aktenfreigaben, Datenzugriffsanfragen und Vernichtungen

Dein Profil

• Grundkenntnisse in den Bereichen Information Governance, Datensicherheit und Datenschutz, Best Practices und Prozesse
• Konsequente Befolgung festgelegter Prozesse, hohe Aufmerksamkeit für Details bei allen Arbeitsaktivitäten
• Aneignung von Wissen über die physischen und elektronischen Ressourcen der Abteilung und der Kanzlei
• Bevorzugt ein Bachelor-Abschluss oder gleichwertig in relevanten Hochschulfächern; relevante Erfahrung in Information Governance oder Records kann anstelle eines Abschlusses berücksichtigt werden.
• Erfahrung in Information Governance, Records oder Archivwesen, vorzugsweise in der Information-Governance- oder Records-Abteilung einer Anwaltskanzlei
• Erfahrung in anderen Positionen in Anwaltskanzleien mit bedeutenden Dokumentenorganisationsverantwortungen kann anstelle direkt verwandter Information-Governance- oder Records-Erfahrung berücksichtigt werden
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, in Deutsch und Englisch

Für unseren Platz an der Spitze brauchen wir auch Dich! Dafür wollen wir mehr als nur Dein Arbeitgeber sein. Erfolgreichen Kandidat:innen bieten wir nicht nur hervorragende Karrierechancen, sondern auch ein stimmiges Gesamtpaket:

• Fahrtkostenzuschuss
• Verpflegungszuschuss
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältiges Angebot an Seminaren
• Gesundheitsvorsorge (z. B. Mitgliedschaft bei Headspace, Coaching, Wellbeing Events usw.)
• Sportkurse
• Und vieles mehr!

Wir engagieren uns intensiv für Vielfalt und Inklusion, weil wir davon überzeugt sind, dass wir in diversen Team besser zusammen arbeiten und innovativere Lösungen entwickeln. Wir eröffnen allen Mitarbeiter:innen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, familiärer Situation, Religionszugehörigkeit oder sexueller Orientierung und Identität dieselben Karrierechancen.

Unsere firmenweiten Netzwerke dienen nicht nur dem Erfahrungsaustausch zu vielen sozial- und gesellschaftspolitischen Themen, sondern organisieren auch zahlreiche Veranstaltungen und Aktionen.

Gesellschaftliches und soziales Engagement sind ein wichtiger Kern unserer Unternehmenskultur. Wir engagieren uns an allen unseren Standorten für Menschenrechts- und gemeinnützige Organisationen. #Associate #LI-AJ1